7 Hal Ini Harus Disiapkan Agar Acara Kantor Meriah Dan Tidak Terlupakan

Banyak EO di Jakarta yang berbagi pengalaman dan cerita, kantor biasanya mengadakan acara-acara tertentu untuk mempererat silaturahmi antara seluruh anggota di dalam kantor. Selain sebagai media yang dapat mendekatkan satu pegawai dengan pegawai lainnya, acara kantor juga tentu saja dapat memberi efek rileksasi tersendiri bagi karyawan setelah setiap hari bekerja.

Oleh sebab itu, agar tujuan mempererat silaturahmi dan rileksasi sekaligus hiburan dari event kantor tercapai, tentu saja event tersebut harus dibuat semeriah mungkin, dengan memperhatikan 7 hal ini:

1. Tentukan Tema/Konsep yang Matang

Meski sudah sering mengadakan acara dan selalu berjalan lancar, bukan berarti harus santai ya dalam menyiapkan tema atau konsep acara. Sebuah team tetap perlu menyiapkan dengan matang akan tema dan konsep acara dari jauh-jauh hari.

Agar tidak mononton cobalah konsep baru dan segar yang bisa didiskusikan dengan anggota panitia lainnya. Bila perlu, jika banyak ide masuk, buatlah voting dengan karyawan lainnya agar ditemukan ide mana yang paling banyak diminati.

So, lebih demokratis juga bukan?

Meski demikian, tetap siapkan hal-hal surprise yang tidak diketahui semua karyawan ya, agar acara semakin meriah dan berkesan.

2. Pembagian Tugas Sesuai Passionnya

Pembagian tugas menjadi point penting lainnya yang juga wajib didiskusikan dengan demokratis. Ada baiknya setiap panitia mendapatkan tugas yang benar-benar sesuai dengan passionnya. Dengan demikian, panitia akan bekerja dengan lebih semangat karena mengerjakan apa yang digemarinya.

Ingat, yang biasa dikerjakan bukan berarti yang digemari loh. Jadi, pastikan pembagian memang sesuai pada passion dan kemampuan panitia yang ditunjuk.

3. Siapkan Susunan Acara Dengan Detail Dan Siapkan Acara Alternatif

Tertarik dan tidaknya orang mengikuti acara adalah dari rundown. Jadi, buatlah rundown acara semenarik mungkin. Selain itu, jangan lupa siapkan acara alternatif sebagai cadangan jika acara inti tidak bisa dijalankan.

Misalnya, sebelumnya telah dirancang acara outdoor, tetapi karena cuaca yang tidak mendukung, akhirnya acara dilanjutkan indoor. Nah, dalam situasi seperti inilah acara alternatif atau acara cadangan perlu disiapkan.

4. Laksanakan Timeline dengan Kompak

Selain membuat rundown acara, membuat timeline juga sangat penting untuk keberhasilan sebuah event. Timeline tersebut dapat berisi target, deadline hingga perkembangan persiapan demi persiapan.

Dengan timeline ini seluruh panitia dapat menentukan deadlinenya sendiri. Misalnya dalam 3 hari ke depan, harus sudah booking konsumsi, vendor dan lain-lain sudah disiapkan.

Timeline seperti ini dapat menciptakan diskusi yang kondusif dan kompak satu sama lainnya, serta dapat mengetahui hasil perkembangan persiapan yang jika ada kekurangan dapat diperbaiki di meeting selanjutnya.

5. Anggaran

Anggaran tentunya juga sangat penting disiapkan. Oleh sebab itu, pastikan konsumsi, seragam, hiburan, vendor, dan lain-lain sudah dibuat rinciannya dengan detail sesuai budget. Untuk menghemat biaya, gunakanlah vendor yang baru namun dijamin terpercaya, karena vendor baru biasanya menawarkan banyak diskon.

6. Jangan Lupa Selesaikan Masalah Perizinan

Menyiapkan acara tentunya tidak bisa seenaknya. Perusahaan perlu memiliki izin apalagi jika kegiatan dilakukan di tempat umum. Jadi, untuk menciptakan acara yang nyaman, pastikan event Anda sudah dipersiapkan segala masalah perizinan acara.

Dengan demikian sudah dipastikan bahwa acara Anda memang sesuai koridor hokum.

7. Kekompakan Team Work

Tema dan konsep menarik, hiburan dan makanan mewah, tentunya tetap tidak akan sempurna jika tidak ada kekompakan dalam teamwork. Oleh sebab itu, hal lain yang juga wajib ada dalam sebuah acara adalah kekompakan antar teamwork.

Misalnya Bank BRI sebagai salah satu bank BUMN terbesar di Indonesia, tentu memiliki jumlah karyawan yang banyak. Itu sebabnya cabang-cabang BRI sering mengadakan acara kantor yang berfokus pada teamwork karyawannya.

Dengan demikian perlu ada kesadaran bahwa acara tersebut adalah milik bersama agar kompak dan acara meriahpun bisa dirasakan bersama.

Itulah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengadakan sebuah acara. Setelah acara selesai, jangan lupa selalu lakukan evaluasi untuk mengetahui kekurangan dan kelebihannya, agar acara kedepannya lebih baik lagi.